Pour avoir une bonne croissance et atteindre ses objectifs, une entreprise doit s’appuyer sur des collaborateurs efficaces et talentueux. Pourtant, il n’est pas toujours simple de trouver les meilleurs candidats. Ceux qui apporteront une réelle valeur ajoutée à l’entreprise, tout en participant au développement de son image de marque. À l’heure où la concurrence fait rage dans le milieu du recrutement, de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’automatisation. Il faut dire que les nombreux outils mis à disposition des recruteurs facilitent et optimisent leur travail. Mais en quoi consiste exactement cette alternative ?

Qu’est-ce que l’automatisation appliquée au domaine du recrutement ?

On entend beaucoup parler de l’automatisation du marketing ou des ventes, mais très peu du recrutement.

Pourtant, cette approche est de plus en plus plébiscitée par les entreprises, pour lesquelles l’embauche d’un ou plusieurs salariés est un parcours du combattant.

Cela est d’autant plus vrai depuis la crise sanitaire qui a mis certains secteurs d’activité en flux tendu, comme c’est le cas pour la restauration ou encore le BTP.

Qu’entendons-nous donc par l’automatisation du recrutement ?

On peut la définir comme l’utilisation d’outils et de process qui permettent de rendre automatiques les tâches liées au recrutement. Grâce à cette approche, les recruteurs entament une démarche efficace et augmentent la performance de leurs KPIs. Délais raccourcis, réduction des coûts, augmentation de la qualité des embauches sont quelques exemples de ce qu’apporte l’automatisation du recrutement.

Dans ce cadre, on utilise de nombreuses technologies comme l’intelligence artificielle ou encore l’analyse prédictive. Dans tous les cas, l’automatisation est destinée aux tâches répétitives et particulièrement chronophages. 

Quels sont les principaux enjeux de l’automatisation pour le recrutement ?

L’automatisation du recrutement présente de nombreux avantages :

• Temps d’accomplissement des tâches réduit ;
• Meilleure efficacité ;
• Anonymisation ;
• Image ;
• Avantage concurrentiel.

Plus d’efficacité

Le premier, et sans doute le plus important, est la qualité des embauches réalisées.

En effet, grâce à l’automatisation, les candidats dotés des qualités nécessaires aux postes, ainsi que leurs éventuelles particularités seront immédiatement repérés. C’est aussi un très bon moyen pour les manager par la suite. C’est d’autant plus vrai lorsque ces candidats ont des profils atypiques. On entend, par exemple, beaucoup parler du management des employés à haut potentiel. Les repérer dès le début est le meilleur moyen de mettre en place des approches adaptées. 

Moins de temps

De plus, en adoptant ce processus, le recruteur gagne un temps considérable, puisque toutes les tâches chronophages sont automatisées. Il peut donc consacrer ce temps à ce qui est le plus important : faire passer des entretiens de qualité aux candidats retenus, manager ses équipes…

Anonymisation et équité

Avec l’automatisation du recrutement, adieu les risques d’inéquitabilité. Les candidatures deviennent totalement anonymes. Les candidats sont retenus en fonction de leurs parcours et de leurs compétences. Cela améliore inévitablement l’image de l’entreprise qui devient attractive pour les talents en recherche de valeurs.

Image

L’image de l’entreprise peut également être mise à mal avec la gestion des réponses aux candidatures. Il n’y a rien de plus désagréable que de ne pas savoir quelle suite a été donnée à sa postulation. Un envoi automatique de réponses est une solution pour permettre à chacun d’être tenu au courant de l’avancée de sa candidature.

Concurrence

La concurrence fait rage, y compris pour trouver les meilleurs collaborateurs. Pour attirer les talents, rien de tel que d’avoir une longueur d’avance sur les autres entreprises. Avec l’automatisation, la sélection se fait rapidement, sans perte de temps. La réactivité de l’entreprise fera la différence pour trouver la perle rare.

Comment faire de l’automatisation en recrutement ?

Il existe de nombreux moyens pour automatiser le processus de recrutement dans une entreprise.

Dans un premier temps, il est conseillé aux recruteurs d’automatiser certaines tâches récurrentes du process. Il s’agit ici d’actions simples et répétitives qui sont habituellement effectuées manuellement. L’entreprise va donc devoir repérer ces tâches pour les automatiser.

En voici quelques exemples :

• Diffusion des annonces de recrutement multisites.
• Campagne de reach en outbound sur des canaux comme LinkedIn – se référer au guide de la prospection LinkedIn sur lagrowthmachine.com.
• Génération de scoring des candidats après réponse à un questionnaire.
• Attribution de différents statuts aux candidats, en fonction de leur activité.
• Envoi de messages aux candidats, en fonction de leur avancée dans le processus de recrutement.
• Réponses automatiques aux candidats non retenus…

Il est également possible d’automatiser le tri des profils, en fonction de critères pré-établis.
Les candidats correspondants à ces profils seront plus facilement identifiés.

Cette approche peut passer par :

• La création du profil exigé pour le poste, avec les compétences nécessaires, la personnalité…
• La centralisation des informations concernant chaque candidat, en passant par différents canaux (Pôle emploi, CV en ligne, réseaux…)
• La comparaison des profils récupérés avec les exigences du poste…

N’oublions pas non plus l’automatisation des rendez-vous d’entretien. Coordonner les agendas de tout le monde est difficile. Et les conséquences peuvent être désastreuses dans une dynamique de recrutement. Report ou annulation de rendez-vous, retard…

Pour éviter tous ces désagréments qui portent préjudice à l’image d’une entreprise, la planification automatique des entretiens est un moyen sûr pour que tout se déroule au mieux. Agendas partagés, chatbots, rappel… Il existe de nombreux outils pour faciliter cette gestion.

Enfin, il est possible d’envisager l’automatisation des échanges. Les candidats apprécieront de recevoir les informations concernant leur dossier de candidature. Si l’un d’entre eux doit faire le choix entre deux entreprises, ce suivi fera à coup sûr la différence. 

La communication automatisée peut passer par des alertes, des rappels de rendez-vous, des mises à jour…

Quels sont les outils d’automatisation qui existent sur le marché ?

Il existe de nombreux outils sur le marché, qui permettent d’automatiser les tâches liées au recrutement de collaborateurs.

Les ATS

Très souvent les entreprises se tournent vers un ATS – Applicant Tracking System. Cet outil permet non seulement de gérer les candidatures, mais surtout de gérer tout le processus de recrutement.

Les ATS sont disponibles sous deux formes :

• Les logiciels à installer en interne. On parle alors de progiciel, pour lequel l’entreprise paie une licence.
• Les SaaS – Software as a Service – qui sont des logiciels hébergés sur un serveur distant et pour lequel l’entreprise paie un abonnement.

Les ATS offrent un large panel de fonctionnalités comme :

• Une CVthèque enrichie, avec un système de filtrage ;
• La présélection des candidats, pour ne retenir que ceux qui correspondent à l’offre, grâce à un système de matching et de scoring ;
• La gestion des entretiens de recrutement, avec la création de fiches détaillées des candidats, comptes-rendus et échanges ;
• La possibilité de diffuser les offres d’emploi en multicanal ;
• L’automatisation des emails…

Parmi les ATS disponibles sur le marché, on trouve Bullhorn, CandiDesk, Flatchr, Jobvite ou encore Lever.

Les CRM

Plus connus pour automatiser la relation client, les CRM se prêtent pourtant très bien au recrutement. Face au phénomène de plus en plus important d’abandons des candidats, le CRM répond à cette problématique, en apportant des informations claires et régulières aux candidats.

Le but est de maintenir l’intérêt du candidat en faisant du nurturing.
De plus, un CRM sera parfait pour communiquer de façon personnalisée avec les candidats, augmentant ainsi leur intérêt et leur investissement dans le processus de recrutement.

Il existe de nombreux CRM parfaitement adaptés au recrutement. On peut citer, par exemple, TalentLyft, Talemetry ou Yello.

Le chatbot

Cet “agent conversationnel” est très utile pour apporter des réponses à toute heure du jour et de la nuit, via différents canaux comme un site internet, des sms, Slack, Facebook…
Toutefois, pour que le résultat soit à la hauteur du défi, il ne faut pas hésiter à choisir un chatbot de qualité. Il en va de l’image de l’entreprise.

Cet outil permet de répondre aux questions des candidats, de façon la plus personnalisée possible. Le but est ici de proposer aux interlocuteurs une expérience bienveillante.

Conclusion

L’automatisation du recrutement est un processus qui trouve toute sa place, quelle que soit la taille de l’entreprise concernée. Mais maîtriser ces techniques n’est pas toujours facile, même si les outils sont de plus en plus intuitifs. Si cette approche ne convient pas ou pose des difficultés, il existe alors une solution pour gérer ses recrutements de manière efficace : le cabinet de recrutement digital.